Externaliser ou internaliser sa comptabilité, Avantages et inconvénients

Externaliser ou internaliser sa comptabilité, Avantages et inconvénients

L’externalisation comptable est actuellement très répandue, il s’agit de confier la comptabilité de son entreprise à un professionnel externe. Les avantages sont nombreux ; toutefois, il faut garder un oeil sur les inconvénients qui pourraient en découler si les modalités de l’externalisation ne sont pas bien étudiées et encadrées.

PAR SALIM AZZOUZ

L’opération de l’externalisation de la comptabilité d’une entreprise permet à cette dernière de soulager le volume des opérations administratives traitées en interne, et permet ainsi à la société de se concentrer sur son métier de base. Cependant, nous avons constaté que certaines entreprises ne connaissent pas assez la portée de cette opération, et ne surveillent pas de façon régulière les résultats de l’externalisation de leur comptabilité. Pour cela, et sur la base de plusieurs cas de société que nous avons rencontrés, nous allons essayer de présenter notre vision sur cette pratique. Il faut savoir, avant toute chose, que ce choix d’internaliser ou d’externaliser la fonction comptable dépend de la stratégie de l’entreprise, et c’est le manager qui évalue la nécessité de le faire ou pas, selon la taille de l’entreprise, le volume de son activité comptable ainsi que la nature de l’activité.

AVANTAGES DE L’EXTERNALISATION
– Cela permet de réduire la charge salariale et éviter les risques de turnover de l’équipe comptable.
– Cela permet aussi au manager d’être tranquille vu que cette fonction est gérée par un prestataire spécialisé dans ce domaine.
– L’externalisation garantit aussi que la tenue comptable se fait de façon stricte et professionnelle et est régie par une relation contractuelle, où l’entreprise est en mesure d’exiger des résultats selon ses besoins, ces derniers qui sont déjà bien détaillés dans la convention.
– Le manager et les employés peuvent se focaliser que l’activité de l’entreprise.
– Le cabinet en charge de la comptabilité est en mesure de répondre rapidement à l’administration fiscale en cas de demande de renseignements ou de contrôle par cette dernière, et cela évite à l’entreprise de traiter directement avec les services fiscaux, car de toute façon les managers ne sont pas forcément de formation comptable ou fiscale Bien que la comptabilité externalisée présente de nombreux avantages, il ne faut pas oublier que cette opération d’externalisation de la comptabilité, qui reste une fonction très sensible pour l’entreprise, risque de provoquer des situations compliquées pour l’entreprise dans le cas où le prestataire ne répond pas aux attentes de l’entreprise, que ce soit par manque de remontée de l’information (de l’entreprise vers le cabinet) ou bien à cause des clauses de la convention qui sont mal négociées.

INCONVÉNIENTS DE L’EXTERNALISATION
-Le manque de confidentialité du moment que les chiffres et les données financières de l’entreprise se trouvent ailleurs.
-Le risque de perte de données dans le cas où le cabinet n’assure pas une sauvegarde régulière.
-Et enfin, le risque de désaccord entre le cabinet et l’entreprise dans le cas où une faute se réalise, et que les responsabilités ne sont pas assez délimités.
LA TECHNOLOGIE AU SERVICE DE L’EXTERNALISATION DE LA COMPTABILITÉ
Il fut un temps (jusqu’aux années 2000) où l’externalisation de la comptabilité se faisait avec le transfert des pièces justificatives physiques entre l’entreprise et le cabinet, ce qui représentait un grand risque de perte de documents, et où l’archivage était trop contraignant.
Aujourd’hui, heureusement que les nouvelles technologies actuelles nous permettent de simplifier le transfert des données comptables, d’ailleurs les cabinets spécialisés dans la tenue comptable, et dès réception des éléments scannés et envoyés par mail, dropbox, drive google, skype ou autres… procèdent à la comptabilisation des opérations dans les comptes adéquats en utilisant le logiciel de comptabilité adéquat.

CAS D’ENTREPRISE RENCONTRÉS
A notre humble avis, et après plus de 15 années passées en cabinet d’expertise comptable et de fiscalité, nous pouvons nous prononcer aujourd’hui sur la nécessité ou pas de recourir à l’externalisation de la comptabilité pour une entreprise, il est préférable d’opter pour cette solution uniquement pour les nouvelles entreprises, ou bien
pour les petites entreprises qui ne sont pas en mesure d’engager une masse salariale relative au personnel comptable. D’ailleurs, nous avons conseillé à plein d’entreprises importantes qui nous ont sollicité pour prendre en charge leur comptabilité, de les assister à créer et à mettre en place un service comptable adéquat,
en interne, pour mieux suivre l’activité comptable qui est assez importante et quotidiennement contraignante. Dans ce cas de figure, il est plus judicieux de faire appel à un prestataire (cabinet d’expert-comptable qualifié) pour assurer une mission d’assistance comptable sur place, où une équipe qualifiée du cabinet, assure des interventions régulières, idéalement hebdomadaires pour la revue et la validation des opérations comptables. Pour un cas concret, nous avons assisté une migration du dossier comptable d’une entreprise de vente en ligne, et une autre dans le domaine pharmaceutique, du cabinet vers le service comptable et financier de ces sociétés. C’était un passage important pour la bonne continuité de l’activité de ces entreprises, car elles ont atteint un seuil d’activité assez important, où il valait mieux internaliser leur opérations comptables que de continuer à les sous-traiter, et cela, tout en gardant une assistance régulière du cabinet pour valider les opérations.

L’ESSENTIEL À RETENIR
Il est vrai que la plupart des chefs d’entreprise préfèrent externaliser cette fonction pour un meilleur confort au sein de leur société, mais il faut vraiment prendre en grande considération les points suivants :
– confier sa comptabilité à un cabinet spécialisé est intéressant surtout pour les petites entreprises, ou bien celles nouvellement créées ;
– le cas échéant, il vaut mieux et il est préférable d’opter pour l’assistance d’un cabinet spécialisé, que de lui déléguer la totalité de la fonction comptable ;
– il est primordial de bien afficher les besoins de l’entreprise, avec précision, et en délimitant les responsabilités sur la convention entre l’entreprise et le cabinet comptable ;
– donner une attention particulière aux clauses de confidentialité, ainsi qu’aux opérations de sauvegarde (back-up) ;
– désigner un interlocuteur du côté de l’entreprise et du côté du cabinet ;
– exiger des résultats (une comptabilisation mensuelle), et surtout analyser ces résultats de comptabilisation, comme déjà évoqué dans notre contribution sur le reporting comptable mensuel. Aussi, parmi les livrables mensuelles, il y a lieu d’exiger une sauvegarde électronique du logiciel de la base comptable, afin d’assurer un redémarrage de l’activité comptable à tout moment dans le cas où le prestataire se trouve dans le cas d’incapacité à poursuivre sa mission (cas de force majeure). Ces actions représentent les points clés qui mettent votre société à l’abri de toute contrainte future quant à la continuité de l’activité comptable de votre entreprise, et représentent les meilleures assurances pour la bonne réussite de l’opération d’externalisation comptable.

Salim Azzouz
Commissaire aux comptes
Expert judiciaire
Tel. +213.770.572.163
E-mail : contact@cabinet-azzouz.com
Site web: www.cabinet-azzouz.com

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